Nyheder: De 5 bedste råd til at arbejde effektivt på færre timer


De 5 bedste råd til at arbejde effektivt på færre timer

Marie Nørgaard | Danish Yellowpages | 10.2.2021

En arbejdsdag som selvstændig er som regel en dag, hvor uret er “sparket til hjørne”. Der er ingen arbejdsgiver, som du skal ringe til, hvis du har sovet over dig. Der er ingen faste arbejdstider, obligatoriske møder eller MUS-samtaler. Du styrer selv dine arbejdstider og opgaver. Mange iværksættere og virksomhedsejere skatter denne frihed højt: At bestemme over sin tid er et privilegium. Det passer ofte fortrinligt til mange selvstændiges personlighed og psykologi. 

Omvendt kan friheden også være overvældende, for hvordan strukturerer man sin dag? Hvordan når man sine mål? For nogle selvstændige er det nemt at arbejde disciplineret, men for en del af os kan det være sværere. 

 

Hvad er personlig effektivitet?

Personlig effektivitet handler om, hvordan du bruger din tid. At du når det, du gerne vil. Og at du indretter dit arbejdsliv på en måde, som understøtter, at du når dine mål. Personlig effektivitet handler ikke nødvendigvis om at knokle i 80-100 timer om ugen. Japan er f.eks. kendt for at være “landet uden pauser”, hvor en arbejdsdag på 12 timer er hverdagskost. Ofte tys der til mange powernaps, det kaldes “inemuri”, dvs. “at være til stede, mens man sover”. 

 

Ifølge globale produktivitetsanalyser, falder din produktivitet, jo længere arbejdsdag du har. Sydkorea ligger f.eks i bunden af produktivitet, på trods af en lang arbejdsdag. Undersøgelser viser på den anden side, at en 30 timers arbejdsuge er en perfekt arbejdstid for både krop og hjerne. Disse forhold punkterer myten om, at du som selvstændig bør slide i timevis, for at opnå de bedste resultater. 

 

Typiske faldgruber og tidsrøvere

Falder du ofte ned i et Facebook-hul, eller har du hang til overspringshandlinger? Ifølge Janni Rahbæk, business mentor, kan der være flere årsager til, at du er ineffektiv i løbet af dagen:

  • Mindset/overbevisning
  • Intet system
  • Svært ved at sige nej
  • Tænker for meget, gør for lidt
  • Mangler erfaring
  • Bange for at fejle
  • Usikker på sig selv
  • Satser på held
  • Udsætter/laver overspringshandlinger

 

Ineffektivitet koster dig mange penge

Hvis man kigger på kroner og øre, er spørgsmålet: Hvor kostbar er din tid? Hvis din dag har en masse spildtid, hvor du ikke får arbejdet med dine allervigtigste mål, er der ifølge Janni Rahbæk en væsentlig indtægt, som går din næse forbi.

15 minutter kan f.eks. virke som en lille bagatel at spilde pr. dag, men hvis det er hver dag i købet af en uge, løber det op i 1 time og 15 minutters spildtid ugentligt. Det bliver til 1,5 uge om året, der spildes. 

Samme regnestykke, nu med 30 minutter om dagen, løber op til 3 uger om året.

Med hele 60 minutters spildtid om dagen, kan du afskrive 6 uger om året.

Hvis man laver et regnestykke, ud fra en månedsløn på 25.000 kr. og en arbejdstid på 160 timer pr. måned, kan spildtiden i tørre tal koste dig tusindvis af kroner:

Månedsløn 25.000: 160 t. pr. måned = 156,25 kr. pr. time.

Timeløn 156,25 divideret med 60 min = 2,60 kr. pr. min.

  • Spild 15 min pr. dag = 9.360 kr. pr. år
  • Spild 30 min pr. dag = 18.740 kr. pr. år
  • Spild 60 min pr. dag = 37.440 kr. pr. år

Kilde: Janni Rahbæk

 

De 5 bedste råd til at arbejde effektivt på færre timer

Personlig effektivitet handler om at træne dit mindset, være bevidst om dine mål, bruge gode planlægningsværktøjer, og dele din dag op i overskuelige blokke, hvor du arbejder med fuld koncentration. Her får du 5 råd til at blive mere effektiv i løbet af dagen, så du når dine mål på lang sigt. 

 

1. Stil dig selv dette spørgsmål, når dagen starter

Når du starter din dag, er det en god idé at indlede dagen med et tilbagevendende spørgsmål: 

Hvilke tre ting vil jeg nå i min virksomhed i dag?

Planlæg din dag ud fra disse tre ting, og vær opmærksom på hvad dine tidsrøvere og faldgruber er. 

 

2. Undgå kilder til forstyrrelser

Hvis du nemt bliver distraheret af notifikationer og sociale medier, så læg telefonen et andet sted, end hvor du arbejder. Undersøgelser viser, at den blotte tilstedeværelse af din telefon faktisk forstyrrer koncentrationen. 

Hvis du bliver forstyrret af opkald eller henvendelser fra personer, der vil tale med dig, bør du prøve at skabe et miljø, hvor du undgår det, f.eks. ved at sætte telefonen på lydløs, eller hyre en telefonpasser. 

Forstyrrelser koster på din koncentration og effektivitet: Ifølge et studie fra University of California tager det 23 minutter at komme tilbage i fuld koncentration, hver gang du forstyrres. Her er små, korte forstyrrelser ikke så slemt for koncentrationen. Længere forstyrrelser, f.eks. samtaler, der ikke har noget at gøre med det, du er igang med, skaber et koncentrations-sammenbrud, som du skal bruge 23 minutter på at reparere.  

 

3. Løs den sværeste opgave først

Venter der en svær opgave? Istedet for at lave en overspringshandling eller udskyde den, så løs opgaven som det første. De fleste af os er friskest i pæren i begyndelsen af dagen. Når du tackler og løser en svær opgave, vil du bagefter opnå en sjælden tilfredshed, fordi du har løst noget vigtigt. Samtidig undgår du at forhale/undgå en vigtig opgave. Bagefter kan du gå igang med de andre opgaver, som nærmest vil virke som en badeferie at løse. 

 

4. Arbejd koncentreret i opdelte tidsblokke

Pomodoro-teknikken

Denne teknik går ganske enkelt ud på at du sætter et ur til at tælle ned fra 25 minutter. I de 25 minutter arbejder du kun med opgaven. Når de 25 minutter er gået, holder du 5 minutters pause. Gentag blokken. Inddel arbejdsdagen i flere pomodori. Første gang arbejder du 25 minutter, og holder 5 mins pause. Efter fjerde pomodori tager du en længere pause. 

 

52-17-reglen

Her arbejder du ud fra princippet om at arbejde 52 minutter, og holde pause i 17 minutter. En undersøgelse fra produktivitets-appen Desktime viser, at de mest produktive arbejder 52 min, og holder pause i 17 min. Årsagen til det er, at din hjerne går godt i spænd med det tidsrum. Det underbygges også af forskning, der viser at undervisning bør vare 45 minutter, hvorefter der bør holdes en pause på 15 minutter. Hjernen er en koncentrationsmuskel, ikke en Duracell-kanin. Den har brug for pauser, ellers bliver den udbrændt. 

Hvis du gerne vil undgå at bruge din telefon som timer (dens tilstedeværelse forstyrrer dig), kan du installere et lille tilføjelsesprogram i din browser. Timeren holder styr på tiden, hvad enten det er 25 min eller 52 min. Du finder en timer til Google Chrome her.

 

Eksempel på en opslagstavle i Trello. Foto: Trello.com

5. Trello: Genialt planlægningsværktøj

Du kan planlægge din dag vhja. et planlægningsværktæj, der giver dig overblik over både dine mål, og konkrete to-do lister. Her er Trello et fortrinligt værktøj. Det er samtidig gratis. I Trello planlægger du via en opslagstavle. Du kan lave forskellige tjeklister, og organisere dagen og de langsigtede mål nemt og intuitivt. Du finder Trello til Windows her

 

Find en klar vej som selvstændig

Livet som selvstændig er som at køre på en åben landevej uden vejvisere. Hvilken vej er den rigtige? Som selvstændig har du samtidig stor frihed, og du arbejder formentlig med noget, der vækker din passion. Hvis du styrer målrettet efter dine mål, og bruger de rigtige værktøjer, når du nemmere frem til målstregen. 

 

Måske er du også interesseret i at læse: 10 råd til at styre din virksomhed helskindet igennem Coronakrisen